投標(biāo)書(shū)在內(nèi)容上必須嚴(yán)格根據(jù)招標(biāo)單位發(fā)出的《編制標(biāo)書(shū)的項(xiàng)目和要求》來(lái)編制。由于招標(biāo)物業(yè)的具體情況不同，招標(biāo)單位的要求不同，因此投標(biāo)書(shū)內(nèi)的項(xiàng)目和要求也各不相同。通常物業(yè)管理投標(biāo)書(shū)項(xiàng)目主要有以下11項(xiàng)：

　　1

　　 管理方式

　　投標(biāo)單位主要是依據(jù)招標(biāo)的物業(yè)現(xiàn)狀以及自身的專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)勢(shì)，選擇最適合的招標(biāo)物業(yè)的管理方式。 比如選擇獨(dú)資管理方式，還是股份制的管理方式，仰或是有限責(zé)任公司的管理形式等等，對(duì)目標(biāo)物業(yè)的管理與現(xiàn)在的物業(yè)管理企業(yè)正在管理的物業(yè)之間采取形式的聯(lián)系等等。

　　2

　　管理組織架構(gòu)

　　所謂管理組織架構(gòu)就是介紹目標(biāo)物業(yè)的組織機(jī)構(gòu)，根據(jù)目前我國(guó)物業(yè)管理發(fā)展情況來(lái)看，物業(yè)管理組織機(jī)構(gòu)有三個(gè)特征：

　　1管理體制

　　管理體制主要有三類(lèi)：

　　(1) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)制;

　　(2) 董事會(huì)下的三總師負(fù)責(zé)制;

　　(3) 董事會(huì)下的總經(jīng)理負(fù)責(zé)制。

　　2 管理方法

　　目前國(guó)內(nèi)的管理方法有兩種：

　　(1) 垂直領(lǐng)導(dǎo)方式(直線(xiàn)式管理模式)。優(yōu)點(diǎn)是政令暢通，管理到位，管理層直接對(duì)成本，對(duì)管理質(zhì)量負(fù)責(zé)。缺點(diǎn)是人力資源分散，橫向協(xié)調(diào)配合困難。

　　(2) 矩陣式領(lǐng)導(dǎo)方式。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是充分利用人力資源，調(diào)動(dòng)個(gè)方面的積極性，可采用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行管理。缺點(diǎn)是管理結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性較差，人員經(jīng)常變動(dòng)，容易形成多頭領(lǐng)導(dǎo)。這種方法適用于多品種而且形成規(guī)模的物業(yè)管理。

　　3機(jī)構(gòu)的設(shè)置

　　根據(jù)管理物業(yè)的多少，以及業(yè)主的需求來(lái)確定管理組織結(jié)構(gòu)。目前我國(guó)物業(yè)管理體制下的物業(yè)管理的管理機(jī)構(gòu)有以下幾種：

　　(1) 三部一室。即機(jī)構(gòu)具體設(shè)置為：辦公室、財(cái)務(wù)部、管理部、工程部。

　　(2) 四部一室。即機(jī)構(gòu)具體設(shè)置為：辦公室、財(cái)務(wù)部、管理部、工程部、經(jīng)營(yíng)服務(wù)部。

　　(3) 六部一室。即機(jī)構(gòu)具體設(shè)置為：辦公室、財(cái)務(wù)部、管理部、工程部、房產(chǎn)部、社區(qū)文化部、公關(guān)部。

　　除了機(jī)構(gòu)明確以外，對(duì)參加管理服務(wù)人員的素質(zhì)構(gòu)成要進(jìn)行策劃、培訓(xùn)。比如目標(biāo)物業(yè)管理的管理經(jīng)理、副經(jīng)理，他們的文化層次，年齡結(jié)構(gòu)，工作經(jīng)驗(yàn)，都應(yīng)明確規(guī)定下來(lái)。然后對(duì)從事目標(biāo)物業(yè)管理服務(wù)的人員結(jié)構(gòu)也要明確，對(duì)他們的文化素質(zhì)，工作能力，基本條件都要提出要求，甚至要制定好接受目標(biāo)物也管理以后的人才培訓(xùn)計(jì)劃。

　　3

　　管理費(fèi)用的收支預(yù)算方案

　　經(jīng)費(fèi)是物業(yè)管理運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)和保證，所以對(duì)目標(biāo)物業(yè)必須要進(jìn)行經(jīng)營(yíng)測(cè)算。測(cè)算應(yīng)本著“實(shí)事求是”、“取之于民、用之于民”、“用戶(hù)至上、服務(wù)第一”、“根據(jù)物業(yè)功能、分層次收費(fèi)”等原則進(jìn)行。

　　1收入測(cè)算

　　物業(yè)管理費(fèi)用主要來(lái)源于物業(yè)管理服務(wù)收取的各類(lèi)費(fèi)用。因此，該收的費(fèi)用都要收齊，不能漏收。通常收費(fèi)的項(xiàng)目有：

　　(1) 目標(biāo)物業(yè)的管理費(fèi)用。按照政府物價(jià)部門(mén)核準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測(cè)算。

　　(2) 物業(yè)管理企業(yè)根據(jù)所給的營(yíng)業(yè)用房而開(kāi)展“三產(chǎn)”經(jīng)營(yíng)獲得的收入。

　　(3) 維修基金每年可取的利息金額。

　　(4) 其他方面的服務(wù)收入。

　　2支出預(yù)算

　　圍繞著目標(biāo)物業(yè)開(kāi)展管理服務(wù)所支出的成本核算。通常有：

　　(1) 人員工資、福利、津貼、獎(jiǎng)金，以及其他各類(lèi)保險(xiǎn)支出。

　　(2) 各類(lèi)服務(wù)成本的開(kāi)支。例如，能源有水，電，氣，汽油等的消耗;各種設(shè)備的添置;各類(lèi)服務(wù)所需要的的消耗品。

　　(3) 物業(yè)管理企業(yè)正常的辦公管理服務(wù)所需要的各項(xiàng)開(kāi)支。

　　(4) 其他有關(guān)各項(xiàng)的開(kāi)支等。

　　通常根據(jù)招標(biāo)文件的要求，要進(jìn)行3年預(yù)算。

　　4

　　管理操作

　　這部分要求細(xì)化，他體現(xiàn)出物業(yè)管理企業(yè)的管理水平、管理質(zhì)量，以及規(guī)范化的管理的標(biāo)準(zhǔn)，從這些制度中可以看出物業(yè)管理企業(yè)的實(shí)力、能力，所以各物業(yè)管理企業(yè)都對(duì)此很重視。其通常分為兩大類(lèi)：

　　1規(guī)章制度。通常物業(yè)管理規(guī)章制度分為：

　　(1) 公眾管理制度，主要包括：

　　① 業(yè)主公約;

　?、?精神文明建設(shè)公約;

　?、?樓宇使用及維護(hù)管理規(guī)定;

　?、?裝修管理規(guī)定;

　?、?治安管理規(guī)定;

　?、?清潔衛(wèi)生管理規(guī)定;

　?、?消防管理規(guī)定;

　?、?交通車(chē)輛管理規(guī)定;

　?、?環(huán)境保護(hù)管理規(guī)定。

　　(2) 崗位責(zé)任制度，主要包括：

　?、?管理處主任崗位職責(zé);

　　② 管理處主任助理崗位職責(zé);

　?、?環(huán)境主管崗位職責(zé);

　?、?保潔員崗位職責(zé);

　　⑤ 保安主管崗位職責(zé);

　?、?工程主管崗位職責(zé);

　?、?維修人員崗位職責(zé);

　　⑧ 會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé);

　?、?行政人員崗位職責(zé)。

　　(3) 內(nèi)部管理運(yùn)作制度，主要包括：

　?、?員工行為規(guī)范;

　　② 培訓(xùn)制度;

　?、?考核制度;

　　④ 獎(jiǎng)懲制度;

　?、?回訪(fǎng)制度;

　　⑥ 來(lái)訪(fǎng)，投訴處理制度等。

　　2管理崗位主要有

　?、?保安;

　　② 機(jī)電維修;

　?、?清掃保潔;

　?、?園林綠化;

　?、?電梯操作;

　?、?社區(qū)文化。

　　5

　　管理目標(biāo)，經(jīng)營(yíng)管理宗旨、方針

　　投標(biāo)書(shū)中應(yīng)表明投標(biāo)單位對(duì)目標(biāo)物業(yè)的管理目標(biāo)、管理方針、管理宗旨，便于業(yè)主委員會(huì)成立的招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組及評(píng)委們更加清楚理解物業(yè)管理的理念、宗旨。例如某物業(yè)管理企業(yè)投標(biāo)某商住樓時(shí)，提出管理目標(biāo)：樹(shù)立“服務(wù)至上，客戶(hù)第一”的管理思想，達(dá)到一流管理、一流形象、一流效益，一促進(jìn)后期的樓宇銷(xiāo)售;提出管理經(jīng)營(yíng)方針：保本經(jīng)營(yíng)、獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧、開(kāi)展一業(yè)為主，多種經(jīng)營(yíng)，求得自身的生存與發(fā)展。

　　6

　　便民服務(wù)措施

　　物業(yè)管理是有償?shù)姆?wù)活動(dòng)，這是其性質(zhì)所決定的;然而開(kāi)展物業(yè)管理并不是一味只追求經(jīng)濟(jì)效益，而是要正確處理好社會(huì)效益，環(huán)境效益與經(jīng)濟(jì)效益三者的關(guān)系，使之有機(jī)的統(tǒng)一。一些物業(yè)管理企業(yè)，在開(kāi)展物業(yè)管理有償服務(wù)的同時(shí)，還向業(yè)主公開(kāi)承諾無(wú)償便民服務(wù)項(xiàng)目若干項(xiàng)，深受業(yè)主的歡迎和好評(píng)。

　　7

　　社區(qū)文化

　　隨著一幢幢樓房的建好，新的社區(qū)環(huán)境形成，人們從熟悉的環(huán)境般到不熟悉的環(huán)境，特別是老年人的“高樓病”多了，孩子也變得孤獨(dú)了。為此，社區(qū)文化的重要性越來(lái)越被老百姓看中，成為購(gòu)房中的一個(gè)重要因素。物業(yè)管理企業(yè)在寫(xiě)投標(biāo)書(shū)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真考慮到社區(qū)文化的開(kāi)展，制定有關(guān)社區(qū)文化制度，安排好各類(lèi)社區(qū)文化活動(dòng)，使住宅小區(qū)內(nèi)的業(yè)主不僅享受到物質(zhì)文明，也享受到精神文明。

　　8

　　管理指標(biāo)的承諾

　　物業(yè)管理是新生事物。國(guó)家為了規(guī)范和指導(dǎo)物業(yè)管理，對(duì)一些管理服務(wù)也相應(yīng)的作出了一些基本要求。作為投標(biāo)的物業(yè)管理企業(yè)，針對(duì)目標(biāo)物業(yè)，對(duì)照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，向業(yè)主委員會(huì)作出相應(yīng)的承諾。通常有以下主要內(nèi)容的承諾：

　　(1)房屋及配套設(shè)施的完好率;

　　(2)房屋零修，急修及時(shí)率;

　　(3) 維修質(zhì)量合格率;

　　(4)清潔保潔率;

　　(5) 道路車(chē)輛完好率;

　　(6) 小區(qū)治安案件發(fā)生率;

　　(7) 業(yè)主綜合服務(wù)滿(mǎn)意率;

　　(8) 綠化完好率;

　　(9) 重復(fù)維修率;

　　(10) 住戶(hù)有效投訴率等。

　　9

　　檔案資料的建立和管理

　　為了使物業(yè)管理規(guī)范化、程序化，為了對(duì)物業(yè)管理狀況進(jìn)行連續(xù)化記錄，并保留資料，需要建立檔案資料管理。物業(yè)社區(qū)微信： 投標(biāo)的物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)對(duì)建立檔案管理制度提出相應(yīng)的設(shè)想：是否建立單獨(dú)的檔案室，還是放在辦公室合署辦公;派幾位同志負(fù)責(zé)檔案管理;管理的程序圖;采用什么樣的管理制度，是否實(shí)行現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化的電子計(jì)算機(jī)管理檔案等等。

　　10

　　提高物業(yè)管理水平的新設(shè)想

　　物業(yè)管理企業(yè)在對(duì)目標(biāo)物業(yè)進(jìn)行投標(biāo)時(shí)，也需要表明本企業(yè)對(duì)未來(lái)的物業(yè)管理上水平、創(chuàng)一流、達(dá)國(guó)優(yōu)提出一些設(shè)想，使人們感到實(shí)實(shí)在在，同時(shí)又大膽創(chuàng)新。例如，某物業(yè)管理企業(yè)對(duì)目標(biāo)物業(yè)經(jīng)過(guò)調(diào)查之后，對(duì)未來(lái)目標(biāo)明確提出，接管后一年達(dá)到市優(yōu)，一定通過(guò)ISO9001：2008貫標(biāo)，使物業(yè)管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化令人可敬、可佩、可信。

　　11

　　物業(yè)管理企業(yè)愿意接受的有關(guān)獎(jiǎng)罰

　　作為投標(biāo)的物業(yè)管理企業(yè)，在系統(tǒng)地闡述了本企業(yè)對(duì)目標(biāo)物業(yè)管理的各項(xiàng)設(shè)想，措施之后，需要在最后進(jìn)行高度的概括和承諾。即向業(yè)主委員會(huì)承諾自己有能力，有決心管理好目標(biāo)物業(yè)，并表示管理好了怎么辦，管理不好愿意承擔(dān)什么處罰。例如，某物業(yè)管理企業(yè)在對(duì)待獎(jiǎng)懲最后表態(tài)：有信心、有能力管理好住宅小區(qū)，管理好了以后并不是為了追求更多的獎(jiǎng)金，而是追求更多的任務(wù);如果管不好，一年以后便自動(dòng)退出來(lái)，并承擔(dān)標(biāo)書(shū)里的經(jīng)濟(jì)懲罰。